Depok, 4 Pebruari 2026_Tim Pustakawan Universitas Islam Negeri (UIN) Kiai Ageng Muhammad Besari Ponorogo melaksanakan kunjungan studi ke Perpustakaan Universitas Indonesia (UI). Kegiatan ini bertujuan untuk memperluas wawasan, memperkuat jejaring kelembagaan, serta menggali praktik baik pengelolaan perpustakaan di salah satu perguruan tinggi terbesar di Indonesia. Tim UIN Ponorogo yang hadir dalam kunjungan tersebut terdiri atas Dr. H. Kardi, S.Ag., S.S., M.Hum., Eny Supriati, M.Pd., Dwi Eliana Sari, S.IP.,. selain itu Sirojudin Ahmad, M.H., Ali Mustofa, S.E., M.E., Karis Wiliyantoro, S.Kom., dan Saiqul Fata.
Rombongan UIN Ponorogo disambut oleh jajaran Perpustakaan Universitas Indonesia, yakni Dra. Kalarensi Naibaho, M.Hum. selaku Koordinator Layanan Perpustakaan, Sony Pawoko, S.Sos., M.T.I. selaku Koordinator Repository Institusi dan Otomasi Perpustakaan, Nurintan Cynthia Tyasmara, S.Si. dari Sekretariat dan Kerja Sama, serta Kurniawati Yuli Pratiwi, S.Hum. dari Pengembangan Koleksi. Sementara itu, Kepala Perpustakaan UI, Luluk Tri Wulandari, M.Hum., berhalangan hadir karena sedang menjalankan tugas dinas ke luar negeri.
Dalam sambutannya, Dr. H. Kardi, S.Ag., S.S., M.Hum. menyampaikan salam hormat untuk Kepala Perpustakaan UI serta menjelaskan maksud dan tujuan kunjungan. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini merupakan ajang silaturahmi sekaligus upaya belajar dari pengalaman Perpustakaan UI sebagai perpustakaan perguruan tinggi besar di Indonesia. Menurutnya, tantangan perpustakaan saat ini semakin kompleks seiring dengan kecenderungan mahasiswa yang lebih akrab dengan gawai dan sumber digital. Oleh karena itu, UIN Ponorogo ingin menggali strategi pengembangan layanan dan repository UI agar dapat meningkatkan daya tawar dan kualitas layanan perpustakaan. Selain itu, kunjungan ini juga dimaksudkan sebagai nostalgia akademik serta penyampaian niat untuk mengajukan kerja sama kelembagaan.
Menanggapi hal tersebut, Dra. Kalarensi Naibaho, M.Hum. menjelaskan bahwa kerja sama dalam bentuk nota kesepahaman (MoU) hanya dapat dilakukan pada tingkat institusi. “Kerja sama melalui MoU merupakan kewenangan institusional, sehingga Perpustakaan UI belum dapat menandatangani MoU secara langsung,” ujarnya. Meski demikian, ia menegaskan bahwa pihak Universitas Indonesia tetap membuka ruang kolaborasi melalui berbagai kegiatan akademik dan pengembangan keilmuan. “Kami sangat terbuka untuk kerja sama dalam bentuk program, diskusi ilmiah, pendampingan, maupun kegiatan pengembangan perpustakaan yang dapat dilaksanakan bersama,” tambahnya.
Dalam hal kebijakan repository, Sony Pawoko menegaskan bahwa pengelolaan repository merupakan sebuah amanah yang harus dijaga secara serius. “Untuk menjamin keamanan data, Perpustakaan UI bekerja sama dengan pihak eksternal dalam pengelolaan server serta melakukan pencadangan data (backup) setiap hari. Setiap koleksi yang diunggah oleh pustakawan secara otomatis tersimpan di server utama dan server cadangan eksternal sebagai bentuk pengamanan data jangka panjang,” ujarnya.
Ia juga menjelaskan bahwa sejak masa pandemi Covid-19, Universitas Indonesia hanya menerima karya dalam bentuk digital. “Pada tahun 2026 nanti akan diterbitkan Surat Keputusan Rektor baru yang drafnya disusun oleh pustakawan, khususnya terkait pengelolaan unggahan karya ilmiah. Dalam sistem repository UIANA, penulis diwajibkan menyetujui perjanjian terlebih dahulu, termasuk menentukan status karya apakah bersifat open access atau terbatas, serta menyerahkan hak kelola karya tercetak kepada perpustakaan,” pungkasnya.
Sony Pawoko menjelaskan bahwa sumber daya elektronik memang menjadi komponen yang paling besar menyerap anggaran perpustakaan. “Resource itu yang paling menyedot anggaran, nilainya bisa mencapai sekitar 23 miliar rupiah,” ujarnya. Namun demikian, ia menegaskan bahwa besarnya anggaran tersebut tidak serta-merta menunjukkan pemborosan, melainkan merupakan konsekuensi dari kebutuhan akses ilmiah yang luas dan berkelanjutan bagi sivitas akademika Universitas Indonesia.
Lebih lanjut, Sony memaparkan bahwa mahalnya biaya basis data dianalisis secara rasional melalui perhitungan biaya per artikel yang diunduh oleh pemustaka. “Database memang terlihat mahal, tetapi kami hitung berdasarkan jumlah artikel yang diunduh. Jika dirata-rata, biaya satu artikel itu sekitar 3.000–4.000 rupiah, bahkan untuk ProQuest hanya sekitar 800 rupiah per artikel. Analisis ini menjadi dasar kami dalam mengajukan anggaran langganan resource jurnal agar dapat dipertanggungjawabkan secara objektif,” pungkasnya.
Dalam hal kunjungan, Sony Pawoko, S.Sos., M.T.I. menyampaikan data dan capaian Perpustakaan Universitas Indonesia. Hingga tahun 2025, jumlah total pengunjung fisik dan virtual Perpustakaan UI mencapai 12.206.662 pengguna, dengan 12.060.876 pengunjung fisik dan jumlah yang sama untuk pengguna virtual. Perpustakaan UI memiliki database daring yang mencakup bidang multidisiplin, sosial dan humaniora, sains dan teknologi, serta kesehatan. Berbagai perangkat pendukung juga disediakan, antara lain TRINKA AI, integrated search ProQuest (Summon), Scopus AI, Turnitin, dan EZProxy.
Dari sisi koleksi, Perpustakaan UI memiliki 213.063 koleksi tercetak dan 3.413.734 koleksi elektronik. Selain itu, UI juga menyimpan 2.470 naskah manuskrip, dengan koleksi tertua berasal dari tahun 1618. Untuk repository mahasiswa, UI menggunakan sistem unggah mandiri melalui laman lib.ui.ac.id/unggah, sementara sistem otomasi perpustakaan menggunakan aplikasi LONTAR.
Dari sisi sarana dan prasarana, Perpustakaan Universitas Indonesia berdiri di atas lahan seluas 2,5 hektare dengan luas bangunan mencapai 33.000 meter persegi. Fasilitas yang tersedia meliputi ruang diskusi terbuka dan tertutup, silent room, taman melingkar, learning commons (lounge dan lobi utama), thematic garden, ruang multimedia, ruang kuno, ruang administrasi, serta layanan sirkulasi. Perpustakaan UI juga menyediakan akses komputer dan internet yang memadai, dengan total 322 unit komputer dan laptop, 40 titik hotspot, 27 switch, serta kapasitas bandwidth maksimal mencapai 1,03 Gbps. Sepanjang tahun 2024, ruang komputer Perpustakaan UI telah dimanfaatkan oleh 13.913 pengunjung.
Kunjungan ini diharapkan dapat menjadi referensi strategis bagi pengembangan Perpustakaan UIN Kiai Ageng Muhammad Besari Ponorogo, khususnya dalam penguatan layanan digital, pengelolaan repository institusi, serta peningkatan kualitas sarana dan prasarana perpustakaan yang adaptif terhadap kebutuhan pemustaka di era digital. (Eny.s)